梅州市零售商业行业协会
十项管理制度
2020年10月
目录
财务与资产管理制度
法定代表人述职制度
对下属分支（代表）机构管理规定
会员大会制度
监事会制度
理事会制度
民主选举制度
信息披露制度
印章、文件管理制度
重大活动备案报告制度
第一章 总 则
第一条 为加强协会的财务管理，健全财务制度，规范经费收支，保障协会工作的正常运行，依照《中华人民共和国会计法》、《社会团体登记管理条例》及《民间非营利组织会计制度》，结合本会的实际情况，制定本制度。
第二章 财务工作职责与管理
第二条 秘书处是协会财务的主管部门，主要职责：草拟有关财务管理的制度，编制协会年度收支计划，提交理事会审议，并组织贯彻执行。
第三条 协会财务人员的职责
（一）协会的财务工作人员应严格执行《民间非营利组织会计制度》、《会计基础工作规范》、《会计档案管理办法》等有关法律法规及政策。
（二）负责应收款、应付款和现金银行存款的管理以及日常经费报销工作，并在依法设置的会计帐薄上统一登记、核算。做好会费及其他款项的催收工作。
（三）保证会计凭证内容真实准确，取得的发票应为合格、有效。对不真实、不合法的原始凭证有权不接受，并向法人代表报告；对记载不准确、不完整的原始凭证予以退回，并要求按照国家统一 的会计制度的规定更正、补充。
（四）负责固定资产增减变动的会计核算和监督以及固定资产 的清查盘点工作，全面反映和监督固定资产的增、减值和变动情况。
（五）根据协会的收支情况，编制财务报表。每年向理事会报告一次协会财务收支情况，并接受财税机关和登记管理机关对财务工作的检查、监督和财务审计工作。
（六）负责保管会计档案以及固定资产等资料，负责电算化系统的使用。
（七）协会的银行帐号、帐户不得出租、出借或转让其他单位或个人使用。未经理事会批准，不得将公款借给外单位。不得以协会名义对其他单位和个人提供经济担保，保证资金的完整、安全。
（八）如协会解散、撤销，应在业务主管部门的监督下清理资产和债权、债务。按本协会章程第四十三条规定处理，任何单位和个人不得侵占、私分和挪用。
第三章 经费管理
第四条 协会经费收入的主要来源
(一)会费收入；
(二)国内外有关团体、单位、个人的自愿捐赠和资助；
(三)政府部门对协会的经费补助；
(四)有偿服务收入(咨询服务)；
(五)银行存款利息；
(六)其他合法收入。
第五条 协会的经费收入，应使用由省财政厅印制的社会团体收费专用票据。
第六条 有偿服务收入，是指接受其主管部门、挂靠单位或会员单位委托(须先办理好委托文件或双方签订的协议、合同)承担的各种项目设计、项目论证、项目评估、成果鉴定、管理技术调研咨询等收入。
第七条 协会的经费支出
(一)人员经费支出：包括协会聘用的工作人员的工资、津贴、 补助、福利开支以及参加社会保险等方面的经费。
(二)公用经费支出：
1、公务费，即用于日常行政管理方面的开支，包括办公费、邮电费、会议费、差旅费、水电费、机动车船用油和燃料费、场所和车船租赁费等；
2、设备购置费，即按固定资产管理的资产购置，包括办公用设备、车辆购置、图书购置、档案设备购置费等；
3、修缮费，即用于办公场所及附属设备的修缮费等；
4、业务费，即用于完成专业业务所需费用和购置的低值易耗品、材料，专业资料印刷费、考察咨询费、培训费等；
5、印刷出版费，即用于编辑出版刊物、汇编资料以及印发协会文件所发生的相关费用；
6、其他合理支出。
（三）补助经费支出：主要用于补助给分会的经费，数额根据各分会的申请由会长办公会议审定。
第八条 协会的经费支出执行国家财务规章制度规定的开支范围和开支标准参照国家对事业单位有关规定执行。
第九条 经费支出的审批权限
(一)人员经费开支由秘书长、监事长审核，会长审批；
(二)公用经费开支，单笔金额在1000 元以下由秘书长审批；单笔金额在1000 元以上由秘书长审核，会长审批。
第四章 固定资产管理
第十条 固定资产管理的内容包括购置、维修与改良、调拨、移交、报废、处置及盘点等。
第十一条 协会秘书处是固定资产实物管理部门，负责固定资产的购置和安全等方面的日常管理工作，具体包括：编制固定资产目录，办理固定资产的申购、验收、移交、报废、处置等手续，组织固定资产的清查盘点，定期与财务人员进行固定资产核算，确保固定资产账、物相符。
第十二条 固定资产的使用部门是固定资产使用、保管、维护的直接责任者，应严格遵守设备操作规程和维护保养制度，合理使用固定资产，避免人为损失。
第五章 附则
第十三条 本暂行规定未尽事宜以《民间非营利组织会计制度》为准。
第十四条 本制度经第一届第二次理事会审议通过后生效，由理事会解释。
梅州市零售商业行业协会
2020年10月23日
第一条 为建立健全科学、有效的监督运行机制，调动法定代表人履行职责的积极性，依据《广东省行业协会条例》和《梅州市零售商业行业协会章程》制定本制度。
第二条 本协会法定代表人任期内至少每两年在会员大会上述职一次。
第三条 法定代表人述职的主要内容：
（一）着重阐述个人履行职责以及完成工作计划（目标）的情况。
（二）带领理事会执行本会章程及各项管理制度的情况。
（三）工作思路及在工作中所起的作用和效果。
（四）存在的问题和经验教训，以及任期内的工作打算。
第四条 法定代表人的述职报告要形成书面材料，内容详实，注重实事求是。
第五条 法定代表人每次的述职报告要经会员大会审议通过，并报社团登记管理机关和业务指导单位备案。
第六条 本制度经第一届第二次理事会审议通过后生效，由理事会解释。
梅州市零售商业行业协会
2020年10月23日
根据《社会团体登记管理条例》和《社会团体分支机构、代表机构登记办法》的有关规定，为加强对协会下属的分支机构、代表机构[简称分支（代表）机构]的管理，促进分支（代表）机构的规范运作和依法活动，促进分支（代表）机构积极作用的发挥，经协会理事会同意，特制定以下管理规定：
第一条 各分支（代表）机构是本协会的组成部分，不具有社团法人资格，其法律责任由本协会承担。各分支（代表）机构必须遵守本协会的章程，接受本协会的领导，不得另立章程，不得设立理事会、常务理事会，但可制定工作条例，经协会理事会批准后执行。
第二条 分支（代表）机构的设立，应由协会理事会决定，由协会按国家有关规定办理登记手续。分支（代表）机构的设立，必须具备规范的名称、固定的住所、符合章程规定的业务范围。分支（代表）机构经办理登记手续后，方可正式对外开展活动。
分支（代表）机构需要变更负责人、住所、名称、业务范围的，须经协会理事会同意，由协会负责向业务主管单位和登记管理机关申请办理变更登记。分支（代表）机构需要注销的，可以由协会理事会作出决议，也可以由分支（代表）机构的领导班子作出决议后报协会理事会批准，然后由协会负责向业务主管单位和登记管理机关申请办理注销登记。分支（代表）机构注销后，由协会在业务主管单位的指导下，负责做好善后工作，其剩余资产归协会所有。
第三条 各分支（代表）机构设立后，可以按照工作条例，对外开展业务范围内的活动，但对外的重大活动应由协会出面；分支（代表）机构的活动应冠以本协会的名称；分支（代表）机构在协会党组织领导下，应加强党建工作，确保分支（代表）机构的发展方向。
第四条 分支（代表）机构实行分会会长负责制，任期与协会理事会相同。分支（代表）机构可以设会长一名，副会长若干名，由会长、副会长组成会长会议，为该分支（代表）机构的最高领导机构，重大活动应由会长会议通过。分支（代表）机构的会长、副会长可以由协会理事会任免，也可以由分支（代表）机构成员单位民主推荐后，报协会理事会批准。各分支（代表）机构的会长，同时担任梅州市零售商业行业协会副会长职务，履行协会副会长的权利和义务。
(注：任期不能超过协会理事会的任期。)
第五条 分支（代表）机构下设秘书处（办公室），在会长会议领导下，负责处理日常事务工作。秘书处（办公室）可酌情配备若干专职或兼职工作人员。
第六条 分支（代表）机构可以在协会会员中吸收与本专业业务相关的会员，也可以在社会中自行发展会员。在协会会员中吸收会员，须报协会理事会备案。在社会中发展会员，须按协会章程规定的程序，办理会员入会手续，同时，应报协会理事会批准，发展的会员应为协会的会员。
第七条 分支（代表）机构可以在自己会员中收取会费或接受捐赠，但收取的会费和接受的捐赠的所有权归协会所有，可以在协会统一的财务管理下实行专款专用。
分支（代表）机构一般不单独开设银行基本存款帐户。如果业务较多，确有特殊需要的可以开设，但须经协会理事会批准，由协会按国家规定程序办理开设手续。分支（代表）机构开设的银行基本存款帐户，应报协会备案。分支（代表）机构较大的费用开支应事先向协会理事会报告，经协会理事会批准后方可实施。分支（代表）机构的财务应接受协会的管理和监督。
第八条 分支（代表）机构工作条例的制定和修改，须经协会理事会通过，并由协会报业务主管单位审查同意和登记管理机关核准后，方可正式实施。
第九条 分支（代表）机构工作条例的解释权归协会理事会。
梅州市零售商业行业协会
2020年10月23日
第一条 为规范本会会员大会工作，根据《广东省行业协会条例》和《梅州市零售商业行业协会章程》制定本制度。
第二条 会员大会是本会的最高权力机构，依照国家法律、法规和本行业协会章程的规定行使职权。
第三条 会员大会行使下列职权：
（一）决定协会在法律、法规规定范围内的业务范围和工作职能；
（二）选举或罢免会长、执行会长、常务副会长、副会长、理事、监事长、监事；
（三）审议理事会、监事会的年度工作报告、年度财务预决算方案；
（四）制定、修改会费缴纳标准；
（五）审议理事会对会员除名的提议；
（六）对协会变更、解散和清算等事项作出决议；
（七）改变或者撤销理事会不适当的决定；
（八）制定或修改章程、组织机构的选举办法；
（九）决定终止事宜；
（十）决定其他重大事宜。
第四条 会员大会每届五年。因特殊情况需提前或延期换届的，须由理事会表决通过，报经社团登记管理机关批准同意。但延期换届最长不超过一年。
第五条 会员大会每年至少召开一次会议。理事会认为有必要或者五分之一以上的会员提议，可以召开临时会员大会。会员大会会议通知必须列清会议议题。
第六条 会员大会出席的会员必须达到三分之二以上；其决议须经全体会员半数以上通过。凡是有选举事项的大会，会前监事必须对会员资格进行审核，确认选举合法有效性。
第七条 会员大会应当对所议事项的决定制定会议纪要，并由监事签名确认，会后向全体会员公告，并抄报业务指导单位及登记管理机关备案。
第八条 选举须采取无记名投票的方式进行；其他表决事项，可采取举手表决方式进行。
第九条 本制度经第一届第二次理事会审议通过后生效，由理事会解释。
梅州市零售商业行业协会
2020年10月23日
第一条 为规范本会监事会管理，依据《广东省行业协会条例》和《梅州市零售商业行业协会章程》制定本制度。
第二条 本会设立监事会（由3名监事组成），监事会由会员大会选举产生。监事会任期与理事会任期相同，期满可以连选连任，连任不得超过两届。
第三条 会长、执行会长、常务副会长、副会长、秘书长、理事不得兼任监事。
第四条 监事列席理事会、常务理事会、会长办公会议，有权向理事会、会长办公会议提出质询和建议。监事不参与表决。
第五条 监事应当遵守有关法律法规和协会章程，接受会员大会领导，切实履行职责。闭会期间，监督理事会、常务理事会和秘书处依照法规和章程，行使监督职责，核实参会会员、理事、常务理事资格和有效性，签名确认会员大会、理事会、常务理事会会议议题程序和表决的合法有效性。
第六条 监事会行使下列职权：
（一）向会员大会报告监事年度工作。
（二）监督会员大会、理事会的选举、罢免；监督理事会、履行会员代表大会的决议。
（三）检查协会财务和会计资料，向登记管理机关以及税收、会计主管部门反映情况。
（四）监督理事会、常务理事会遵守法律和章程的情况。当会长、副会长、理事和秘书长等管理人员的行为损害协会利益时，要求其予以纠正，必要时向会员大会或登记管理机关报告。
第七条 召开监事会会议，应有2/3以上监事出席方能召开，其决议应由全体监事半数以上通过方能生效。监事会会议纪要，报协会理事会通过后，向全体会员公告。
第八条 本制度经第一届第二次理事会审议通过后生效，由理事会解释。
梅州市零售商业行业协会
2020年10月23日
第一条 为规范本会理事会管理，依据《广东省行业协会条例》和《梅州市零售商业行业协会章程》制定本制度。
第二条 本会设理事会，理事由会员大会选举产生，理事人数约为会员代表数的三分之一，理事须为会员代表。理事可连选连任。
第三条 理事会为会员大会的常设机构，在会员大会闭会期间，依照会员大会的决议和协会章程的规定履行职责。
第四条 理事会的职权是：
（一）筹备和召集会员大会；
（二）执行会员大会的决议，并向会员大会报告工作；
（三）决定协会具体的工作业务；
（四）制定协会的年度财务预算方案、决算、变更、解散和清算等事项的方案；
（五）制定协会增加或者减少注册资金的方案；
（六）决定协会内部机构的设置，并领导协会内部各机构开展工作；
（七）决定新申请人的入会和对会员的处分，提议对会员的除名；
（八）选举或罢免常务理事；聘任或者解聘聘任制秘书长；决定协会分支机构主要负责人；根据秘书长提名，聘任或者解聘副秘书长和协会办事机构、代表机构主要负责人，决定其报酬事项；
（九）制定协会内部管理制度；
（十）协会章程规定的其他事项。
第五条 理事会每半年至少召开一次会议。理事会会议通知必须列清会议议题。理事会须有过半数的理事出席、监事参加方能召开，其决议须经全体理事过半数表决通过方能生效。理事会应当对决议形成会议纪要，并由监事签字确认，会后向全体理事公告，并抄报业务指导单位及登记管理机关。
第六条 理事会会议由会长召集和主持；会长因特殊原因不能履行职务时，由会长书面委托副会长或者秘书长召集和主持。三分之一以上理事可以提议召开理事会。
第七条 本制度经第一届第二次理事会审议通过后生效，由理事会解释。
梅州市零售商业行业协会
2020年10月23日
第一条 为规范本会的选举工作，保障会员依法行使民主选举权利，依据《广东省行业协会条例》和《梅州市零售商业行业协会章程》制定本制度。
第二条 本会选举工作，接受梅州市民政局监督。
第三条 本会会长、执行会长、常务副会长、副会长、理事、监事长、监事，需经会员大会选举产生。本会秘书长为选聘制。
理事人数原则上为会员总人数的三分之一。
本会理事会人数若在50人以上的，根据需要可从理事中选举产生常务理事，设立常务理事会。常务理事人数原则上为理事总人数的三分之一。
第四条 本会换届选举工作，由会员大会选举产生。新一届会长、执行会长、常务副会长、副会长、理事、监事候选人，由会员大会广泛征求各会员代表单位意见，在充分酝酿协商基础上，由会员大会半数以上表决通过产生。若会员大会未能按规定产生新一届会长、执行会长、常务副会长、副会长、理事、监事候选人，则应在社团登记管理机关的监督下，以无记名投票的形式直接推选候选人。有30名以上的会员联名荐举，可获得候选人资格。
第五条 本会选举采用等额或差额选举，采取无记名投票方式。对正式候选人可以投赞成票、反对票或者另选他人、也可以投弃权票。
第六条 本会换届选举，监票人由上一届监事担任，唱票人、计票人由上一届理事会提名，全体会员半数以上通过。正式候选人不得担任监票人、唱票人、计票人。
第七条 投票选举前，由上一届监事依据法规和《章程》规定，对会员代表进行资格确认和人数核实，核准大会有效性。选举会员大会，应有2/3以上会员参加方可进行；选举常务理事会，应有半数以上理事参加方可进行。
第八条 投票时，监票人、计票人、唱票人首先投票，然后监督其他代表依次投票。
投票结束后，应当场将投票人数和票数加以核对，做出记录。每次选举所投的票数，多于投票人数的无效；等于或者少于投票人数的有效。每一选票所选的人数，多于规定应选人数的作废，等于或者少于规定应选人数的有效。选票无法辨认的，作废票处理，废票计入选票总数。
第九条 计票结束后，监票人、计票人、唱票人应签字确认，并由监票人当场向大会宣布选举结果，并于会后报社团登记管理机关和业务指导单位备案。选票当场封存，以备查验。
第十条 以威胁、贿赂、伪造选票等不正当手段当选的，其当选无效。
第十一条 本会理事、会长、执行会长、常务副会长、副会长、监事等候选人须获得全体会员代表的半数以上同意，方能当选。
常务理事候选人须获得全体理事的半数以上选票，方能当选。
第十二条 本会法定代表人由会长担任，并不得担任其他社会团体的法定代表人。
第十三条 理事、常务理事的变更和增补
（一）本会理事、常务理事在任期内，调离原单位或因其他原因不能继续任理事的，原理事单位、常务理事单位可选派其他相应人选继任，但应书面报告理事会批准。同意变更的，应向全体会员公告；未提出增补申请的时限超过一年，视为自动放弃理事、常务理事资格。
（二）本会可根据会员单位数量的增加，适当增补理事、常务理事。增补理事的，由会员单位向秘书处申请，秘书处通过召开会员大会，由会员大会确认后，向全体会员公告。
增补常务理事的，由理事单位向秘书处申请，秘书处组织召开理事会，理事会选举确认后，由全体理事公告。
增补理事、常务理事可采用通讯会议形式进行。通讯形式召开会议的，应加盖会员代表单位公章或签字。
第十四条 常务副会长、副会长、监事的变更和增补
本会常务副会长、副会长、监事在任期内，调离原单位或因其他原因不能继续担任原职务的，常务副会长、副会长、监事单位可选派其他相应人选继任，但应书面报告会员大会批准。同意变更的，应向全体会员公告，并及时填写《社会团体负责人备案表》，向登记管理机关备案，并抄报业务指导单位；未提出变更申请的时限超过一年，视为自动放弃常务副会长、副会长、监事资格。
本会常务副会长、副会长的增补参照第十三条进行。本会届中，不受理监事的增补。
第十五条 本会会长（法定代表人）的变更
本会会长在任期内，调离原单位或因其他原因不能继续担任会长的，会长单位应在30天内书面报告理事会或常务理事会，并推荐其他相应人选作为会长继任人选。理事会在收到会长单位报告后，应在30天内召开理事会或常务理事会讨论研究，并提交会员大会无记名投票选举。
会员代表大会通过会长变更后，本会应及时向登记管理机关报送变更法定代表人的相关材料，并将登记管理机关审批结果抄报业务指导单位。
第十六条 本会秘书处和会员有权对其他会员提出除名要求。除名要求应当写明除名理由，并由理事会审议后，提交会员大会表决。被提出除名的会员有权在会员大会上提出申辩意见，也可以书面提出申辩意见。
对会员的除名，须有半数以上会员代表通过方可除名。
第十七条 登记管理机关对严重违反法律、法规和国家政策、协会章程或严重失职的负责人，可以提出罢免建议。罢免建议须以书面形式提出，并写明罢免理由。理事会在接到登记管理机关提出的罢免建议后，应进行讨论并召开会员大会对被提出罢免的负责人进行罢免动议。被提出罢免的负责人有权在会员大会罢免动议上提出申辩意见，也可以书面提出申辩意见。罢免建议须得到会员的半数以上表决通过方为有效。
第十八条 本制度经第一届第二次理事会审议通过后生效，由理事会解释。
梅州市零售商业行业协会
2020年10月23日
第一条 为规范本会的信息披露工作，确保信息披露的真实、准确、完整、及时、公平，促进本会规范运作，维护会员的合法权益，依据《广东省行业协会条例》和《梅州市零售商业行业协会章程》制定本制度。
第二条 本制度所称信息披露是指将可能对本行业产生重大影响而会员尚未得知的信息，在规定的时间内，以规定的方式向会员或社会公布的行为。
第三条 本会信息披露的内容包括定期报告和临时报告。年度报告为定期报告，其他报告为临时报告。社团登记管理机关认为有必要披露的信息，也应当予以披露。临时报告内容包括以下几方面：
（一）会员大会、理事会或常务理事会的决议；
（二）对行业发展可能产生重大影响的信息；
（三）本会的财务情况；
（四）本会接受国家拨款或者社会捐赠、资助的资金使用情况；
（五）本会接受政府职能委托、授权、转移情况；
（六）本会开展评比、达标、表彰活动的情况；
（七）本会维护行业合法权益的情况和产业预警情况。
第四条 信息披露是本会的持续责任，本会应该忠实诚信地履行信息披露的义务。本会应真实、准确、完整、及时、公开地报送及披露信息，确保没有虚假、误导性陈述和重大遗漏。年度报告、登记管理机关指定的、接受政府拨款或社会资金等信息披露的载体是公开的报刊或者广东省民间组织总会网站，其他信息披露，可在本会内部刊物、网站等。
第五条 本会发现已披露的信息有错误、遗漏或误导时，应及时发布更正公告、补充公告或澄清失实公告。
第六条 本会理事会授权秘书处负责组织和协调本会信息披露事务。
第七条 信息披露前应严格履行下列程序:
（一）提供信息的部门负责人核对相关信息资料并签字确认；
（二）秘书长进行规范性审查并签字；
（三）会长或会长授权人签发。
第八条 涉及到行业和社会重大影响的重大事项的披露，须报请政府相关业务指导部门同意，经充分磋商统一口径后，方能公开发布披露。
第九条 未经理事会决议或会长授权，理事不得以个人名义代表本会或理事会向公众发布、披露本会未经公开披露过的信息。
第十条 监事会及监事个人不得代表本会向会员代表大会和媒体发布和披露本会未经公开披露的信息。监事会向会员代表大会或国家有关机关报告相关人员损害本会利益或违法、违规和违反本会章程的行为时，应及时通知理事会，并提供相关资料。
第十一条 本会年度工作报告、年度财务报告应当经理事会或常务理事会审议后，向会员公布，并报社会团体登记管理机关。
第十二条 本会应当在会员大会、理事会或常务理事会召开之前告知会员或理事会议的时间、地点、方式及议程等事项。
第十三条 本会应当及时将会员大会、理事会或常务理事会的决议通过本会的信息披露途径告知会员，并上报社团登记管理机关备案。
第十四条 本会应当随时关注本行业的信息动态，对本会正常运作和会员业务发展可能产生重大影响的信息，及时告知会员。
第十五条 本会对外信息披露的文件（包括定期报告和临时报告）要建立专卷存档保管。会员大会文件、理事会文件、监事会或监事文件及信息披露文件要分类专卷存档保管。
第十六条 本会理事、监事及其他因工作关系接触到应披露信息的工作人员，对本会产生重大影响的未公开披露的信息负有保密的责任和义务，不得泄露未公开披露的有关信息。否则，对由此产生的不良影响负全部责任。
第十七条 由于本会有关人员的失职给本行业造成影响时，应对其给予惩戒。
第十八条 本制度经第一届第二次理事会审议通过后生效，由理事会解释。
梅州市零售商业行业协会
2020年10月23日
第一条 为确保本会各项工作规范、高效、优质, 依据《广东省行业协会条例》和《梅州市零售商业行业协会章程》制定本制度。
第二条 会长是本会印章、文件管理的负责人，秘书处办公室是印章、文件管理的责任部门，各部（室）依照本管理制度履行职责。严格执行党支部书记严把公章关的《用印规定》。
第三条 秘书处行文使用两个文号，即“梅零商协[年份]XX号”适用于以协会名义发出的文件，包括上行文、对会员单位等的正式文件，该文号需加盖协会印章。“梅零商协秘[年份]XX号”是以秘书处的名义发出的文件，主要是各部（室）具体业务工作文件和秘书处的内部事务管理文件等，该文号需加盖秘书处印章。
第四条 各类行文实行“谁起草谁校对的原则”。秘书处对文件负责审核，报分管领导审核后由会长批示签发，并负责文件的文号编发、承印等工作。
第五条 以协会和协会秘书处名义发出的各类文件需经本会会长签发。
第六条 行文执行登记制度，由秘书处专人负责。
第七条 各类文件行文需使用《梅州市零售商业行业协会行文呈批表》。
第八条 各级单位的来文来函或网上下载的各类文件，由秘书处负责接收、登记、呈批和归档。
第九条 秘书处根据来文来函的保密等级填写《梅州市零售商业行业协会文件传阅处理表》，报协会会长阅批。
第十条 每年协会或秘书处行文或收文应在当年底按时间顺序装订成册，标识后归档保存。
第十一条 协会的印章和业务专用章实行集中管理、按权限审批、留档和使用登记的管理制度。
第十二条 秘书处负责印章的刻制、保管和使用记录，并设专人负责此项工作。
第十三条 “梅州市零售商业行业协会”印章使用由会长审批，“梅州市零售商业行业协会秘书处” 印章使用由秘书长审批。
第十四条 协会财务专用章由本会主管会计负责保管，按有关财务管理的规定使用印章。
第十五条 印章保管人员应当确保在受控的情况下使用印章，并不得带离本会办公场所。
第十六条 本会授权委托书、法定代表人证明书、介绍信、证明书等，由专人保管，经会长批准后开具，并留底备查。
第十七条 本制度经第一届第二次理事会审议通过后生效，由理事会解释。
梅州市零售商业行业协会
2020年10月23日
第一条 为规范本会重大活动的管理工作，提高本会工作的透明度，维护会员的合法权益，依据《广东省行业协会条例》和《梅州市零售商业行业协会章程》制定本制度。
第二条 本制度所称重大活动备案报告是指将可能对本行业产生重大影响的活动在规定的时间内，以备案的方式向业务指导单位和社团登记管理机关报告的行为。
第三条 本会重大活动应当严格遵守国家法律法规和《章程》的有关规定，维护会员的合法权益，体现会员的意志，有利于促进行业的健康发展。同时，活动不能影响社会稳定、损害社会公众利益。
第四条 本会重大活动的内容：
（一）会员大会；
（二）修改章程；
（三）创办经济实体；
（四）重大的学术活动；
（五）大型的展览展销活动；
（六）涉外（包括港、澳、台地区）活动；
（七）开展评比、达标、表彰活动；
（八）接受境外五万元以上的捐赠或赞助；
（九）对本行业有重大影响的诉讼活动；
（十）产业预警和行业自律建设活动；
（十一）其他重大活动。
第五条 本会做出本制度第四条内容之一的决定，从决定之日起7天内应当向相关业务指导单位和登记管理机关备案。
第六条 本会重大事项备案报告均以书面形式，主要内容包括：活动的内容、方式、规模、参加人员、时间、地点、经费等方面。
第七条 本会重大事项备案报告送达后，经受理机关审查，认为活动有违反法律、法规和政策或本会《章程》时，本会应立即停止活动，或进行纠偏后再开展活动。
第八条 重大活动开展结束后，需将重大活动开展成效评估、社会影响、存在问题、下一步打算等综合情况，书面报告登记管理机关和相应的业务指导单位。
第九条 本会秘书处应及时、完整保存重大活动备案报告资料，规范归档保管。
第十条 本制度经第一届第二次理事会审议通过后生效，由理事会解释。
梅州市零售商业行业协会
2020年10月23日
